Condiciones del servicio para el Sistema de Descarga de Documentos Digitales
Acerca del servicio
- Este servicio es ofrecido a la comunidad universitaria a través del Área UNAWEB, Centro de Gestión Tecnológica, Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, Universidad Nacional.
- Tiene como fin proporcionar a la comunidad universitaria un espacio para almacenar y divulgar documentos digitales.
- Este servicio no es un sistema de Gestión de Documentos Digitales; ya que estos documentos carecen de firma digital certificada avanzada, según lo establecido en la Ley N°8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. Por lo tanto, no podrán ser utilizados como documentos de carácter probatorio.
- Toda solicitud vinculada al “Servicio de Descarga de Documentos Digitales” deberá realizarse mediante el sistema iTop (http://www.itop.una.ac.cr/), seleccionando el servicio en el catálogo.
- Cada instancia universitaria deberá designar una persona autorizada para llevar a cabo las solicitudes respectivas en el sistema iTop; para lo cual, se deberá remitir un correo electrónico al funcionario Sergio Campos Rodríguez (sergio.campos.rodriguez@una.cr), quién es la persona encargada de registrar los usuarios en el sistema.
Responsabilidades
- El proceso de carga, sustitución, actualización y eliminación de los documentos almacenados en el “Sistema de Descarga de Documentos Digitales” (www.documentos.una.ac.cr), será responsabilidad de las instancias universitarias que lo utilizan.
- Las instancias universitarias deberán notificar al Área UNAWEB los traslados de personas responsables de administrar las colecciones o “comunidades”; con el fin de mantener un registro actualizado de los funcionarios autorizados en el sistema iTop.
- El Área UNAWEB pondrá a disposición todos los medios y recursos a su alcance para asegurar la integridad de los contenidos, realizando copias de seguridad periódicamente y asegurando el servidor ante posibles ataques, virus o fallas; sin embargo, no se hace responsable de la pérdida o desaparición de contenidos, por incidencias técnicas o de seguridad fuera de nuestro control.
- Se recomienda a cada instancia universitaria establecer un procedimiento y cronograma para planificar los respaldos, en coordinación con el Área UNAWEB; considerando su frecuencia (al menos una vez al mes), tipo de copias (completa, incremental o diferencial), tipo de soporte (disco duro externo, servidor, memoria USB), localización física y lógica de las fuentes, seguridad y derechos de acceso; como plan de contingencia ante posibles pérdidas de información. De acuerdo con el proceso de valoración, selección y eliminación de documentos del Archivo. Institucional y tomando en cuenta que son documentos producidos o relacionados con el quehacer de las instancias universitarias (entidades externas al Área UNAWEB); será responsabilidad de dichas instancias la eliminación de contenidos, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos previamente aprobada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED).
- Aquellos documentos que por disposición normativa o legal requieran ser emitidos en soporte papel, deberán ser digitalizados y cargados en el “Sistema de Descarga de Documentos Digitales”, como copia del original; siguiendo con lo establecido por el Sistema Institucional de Archivos y la Asesoría Jurídica.
- En ningún caso, se concederá este espacio para fines personales o indirectamente lucrativos, ni para publicar documentos que violenten los derechos de autor; en caso de demostrarse, el Área UNAWEB procederá a su despublicación.